Hướng dẫn sử dụng

Cập nhật lần cuối: 01/01/2026 · Phiên bản ứng dụng 1.0 · Đọc khoảng 8 phút

Chào mừng bạn đến với DPTW3 Manager! Tài liệu này sẽ giúp bạn làm quen với hệ thống CRM trong vài phút — từ tạo tài khoản doanh nghiệp đến sử dụng thành thạo các tính năng quản lý đội ngũ kinh doanh dược.

1. Bắt đầu nhanh

2. Thêm khách hàng nhà thuốc

Có 3 cách để thêm khách hàng vào hệ thống:

2.1 Import từ Excel

Phù hợp khi bạn đã có sẵn danh sách nhà thuốc trong file Excel.

• Vào Khách hàng → Import → tải file mẫu Excel.
• Điền thông tin theo các cột: tên nhà thuốc, địa chỉ, chủ nhà thuốc, SĐT, mã số thuế, khu vực, tuyến TDV.
• Tải file lên → hệ thống xem trước dữ liệu → bấm Xác nhận import.

2.2 Thêm thủ công từng nhà thuốc

Phù hợp khi TDV phát hiện nhà thuốc mới trong quá trình đi thị trường.

• Mở app → Khách hàng → + Thêm mới.
• Nhập các trường bắt buộc (tên, địa chỉ, SĐT) và các trường tùy chọn (mã số thuế, chủ nhà thuốc, hạn mức công nợ…).
• Có thể đính kèm ảnh cửa hàng, giấy phép kinh doanh.
• Chọn khu vực và TDV phụ trách → bấm Lưu.

2.3 Thêm từ bản đồ

Phù hợp khi bạn muốn khảo sát khu vực và thêm nhà thuốc mới theo vị trí địa lý.

• Vào Bản đồ → chạm vào vị trí nhà thuốc trên bản đồ.
• Chọn Thêm khách hàng tại đây → hệ thống tự động điền tọa độ.
• Bổ sung tên và thông tin liên hệ → lưu.

3. Phân vùng & phân nhóm khách hàng

Phân vùng giúp quản lý vùng chỉ thấy dữ liệu khu vực của mình và TDV chỉ thấy khách hàng được phân công.

3.1 Phân vùng theo địa lý

• Vào Cài đặt → Khu vực → Tạo khu vực (ví dụ: "TP.HCM - Q.1-5-10", "Hà Nội - Nội thành").
• Gán từng nhà thuốc vào khu vực tương ứng (có thể gán hàng loạt qua bộ lọc).
• Phân quyền: quản lý vùng chỉ xem dữ liệu khu vực mình phụ trách.

3.2 Phân nhóm theo đặc điểm

• Tạo các nhóm tùy chỉnh: Khách VIP, Khách tiềm năng, Khách ít mua, Khách ngừng mua…
• Gán nhãn nhóm cho từng khách hàng hoặc dùng bộ lọc tự động (ví dụ: "Đơn hàng trong 30 ngày qua = 0" → tự động vào nhóm "Khách ngừng mua").

4. Tạo đơn hàng

TDV có thể tạo đơn hàng ngay tại quầy thuốc trên điện thoại — nhanh chóng, không cần giấy tờ.

5. Lên lịch viếng thăm (TDV)

TDV có thể xem lịch viếng thăm hôm nay ngay khi mở app — không cần nhớ hoặc ghi chép giấy.

5.1 Xem lịch hôm nay

• Mở app → tab Lịch ở thanh điều hướng dưới.
• TDV thấy danh sách nhà thuốc cần viếng thăm trong ngày, sắp xếp theo tuyến tối ưu (hệ thống tự gợi ý đường đi).
• Mỗi khách hàng hiển thị: tên, địa chỉ, lần cuối viếng, ghi chú đặc biệt.

5.2 Check-in & ghi nhận kết quả

• Khi đến nơi, chạm Check-in — hệ thống tự ghi nhận vị trí và thời gian.
• Sau cuộc gặp, chọn một trong các kết quả: Có đơn, Chưa có đơn, Hẹn lại, Đóng cửa…
• Ghi chú nhanh (tình hình tồn kho, phản hồi khách, đối thủ cạnh tranh…).
• Nếu có đơn → chuyển thẳng sang màn hình Tạo đơn hàng.

6. Công nợ & thanh toán

Theo dõi công nợ là một trong những tính năng quan trọng nhất — giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền.

6.1 Xem sổ công nợ

• Vào Công nợ → Tổng quan: danh sách khách hàng đang nợ, sắp xếp theo số ngày quá hạn.
• Phân loại theo hạn: Đến hạn (trong 7 ngày tới), Quá hạn 1-30 ngày, Quá hạn 30-60 ngày, Quá hạn trên 60 ngày.

6.2 Ghi nhận thanh toán

• Mở hồ sơ khách hàng → Công nợ → Ghi nhận thanh toán.
• Nhập số tiền, hình thức (tiền mặt, chuyển khoản), ngày thanh toán, số chứng từ (nếu có).
• Hệ thống tự động cập nhật sổ công nợ — cả kế toán và TDV phụ trách khách đều thấy ngay.

6.3 Tự động nhắc nợ

• TDV nhận thông báo đẩy khi khách hàng phụ trách sắp đến hạn thanh toán (trước 3 ngày).
• Quản lý vùng nhận báo cáo tổng hợp công nợ theo tuần.
• Chủ doanh nghiệp xem dashboard tổng quan dòng tiền phải thu.

7. Báo cáo doanh thu

Dashboard cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về hiệu quả kinh doanh.

7.1 Dashboard tổng quan

• KPI chính: doanh thu tháng, số đơn hàng, tỷ lệ chốt đơn, tổng công nợ.
• Biểu đồ doanh thu: theo ngày/tuần/tháng, theo khu vực, theo nhân viên, theo nhóm sản phẩm.
• Top khách hàng: xếp hạng theo doanh số, số đơn, tỷ lệ thanh toán đúng hạn.
• Pipeline đơn hàng: trạng thái đơn hàng (mới → đang giao → hoàn tất).

7.2 Xuất báo cáo Excel

• Trên bất kỳ báo cáo nào, chạm biểu tượng Xuất ở góc phải trên.
• Chọn định dạng: Excel (.xlsx) hoặc CSV.
• Chọn khoảng thời gian và bộ lọc (khu vực, nhân viên, nhóm sản phẩm…).
• File được gửi qua email hoặc tải trực tiếp về thiết bị.

7.3 Lập lịch báo cáo tự động

• Vào Cài đặt → Báo cáo tự động.
• Chọn báo cáo cần tự động gửi (doanh thu tuần, công nợ tháng, hiệu suất TDV…).
• Chọn người nhận (email chủ doanh nghiệp, quản lý vùng, kế toán) và tần suất.

8. Phân quyền nhân viên

DPTW3 Manager hỗ trợ 4 cấp phân quyền mặc định. Bạn có thể tùy chỉnh quyền chi tiết cho từng vai trò.

8.1 Các vai trò mặc định

• Quản trị viên: toàn quyền quản lý tổ chức, thành viên, gói cước, dữ liệu.
• Quản lý vùng: xem báo cáo và quản lý dữ liệu khu vực được phân công; phê duyệt một số thao tác của TDV.
• Trình dược viên (TDV): thao tác với khách hàng, đơn hàng, lịch viếng thăm được phân công; không thấy dữ liệu của TDV khác.
• Kế toán công nợ: xem và đối chiếu toàn bộ công nợ, ghi nhận thanh toán; không chỉnh sửa đơn hàng.

8.2 Tạo vai trò tùy chỉnh

• Vào Cài đặt → Phân quyền → Tạo vai trò.
• Đặt tên vai trò (ví dụ: "Trưởng nhóm kinh doanh").
• Tick chọn từng quyền cụ thể: xem khách hàng, tạo đơn, sửa đơn, xem báo cáo, quản lý thành viên…
• Lưu và gán vai trò cho nhân viên.

9. Cần hỗ trợ?

Đội ngũ DPTW3 Manager luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn qua nhiều kênh:

• Email hỗ trợ: support@dptw3manager.vn — phản hồi trong 24 giờ làm việc.
• Hotline: 1900-xxxx — 8:00 đến 22:00 hằng ngày.
• Trong ứng dụng: vào Tài khoản → Trợ giúp & phản hồi để gửi yêu cầu trực tiếp (kèm ảnh chụp màn hình).
• Đào tạo đội ngũ: gói Pro trở lên được đào tạo trực tuyến 1-1 với chuyên gia triển khai trong tuần đầu sử dụng.
• Cộng đồng: tham gia nhóm Facebook và Zalo để trao đổi kinh nghiệm với các đội ngũ kinh doanh dược khác.

Cảm ơn bạn đã chọn DPTW3 Manager! Chúc đội ngũ kinh doanh của bạn luôn đạt chỉ tiêu 🚀